Dans ce monde où l'information est omniprésente et de nature de plus en plus complexe, le chef d'entreprise se voit confronté à un des défis les plus importants quant à la survie et au développement de son organisation : la gestion stratégique de l'information. Qu'il s'agisse de la collecte de données en provenance de l'environnement externe ou au sein même de l'entreprise, l'accès rapide à l'information ne peut se concevoir que dans la mesure où l'organisation a développé un processus structuré de veille, de mise en forme, de stockage, d'accès et de renouvellement de l'information. Cet ouvrage a pour objectif de faciliter la mise en place d'un système documentaire, au sein des organisations, en répondant aux interrogations suivantes :

. Qu'est-ce que la règle des «3 U» ?
. Quels sont les écueils à éviter à certaines étapes du cycle de vie d'un document ?
. Qu'exige l'ISO 9001 pour le manuel qualité ?
. Comment prouver la réalisation de la veille réglementaire et normative ?
. Comment planifier l'élaboration d'un système documentaire ?
. Quelle structure adopter pour votre manuel qualité ?
. Comment optimiser le volume des documents ?
. Zéro papier : rêve ou réalité ?

Extrait de la préface

Envisagé sous un angle simpliste, un système documentaire performant se doit de regrouper l'ensemble des données ou informations nécessaires au pilotage des processus d'une entreprise. Il s'agit là de l'établissement d'une communication d'intention.

Ces données s'articulent autour de documents, entendus au sens large du terme : écrits, photographies, données «data», plans, logigrammes... L'ensemble de ces informations est issu d'une réflexion interne à l'entreprise et ce à tous les niveaux du système qualité : illustration d'un procédé de production, d'un mode opératoire, d'un système d'archivage, de techniques de stockage ou de toute autre action se rapportant de près ou de loin à la qualité déployée dans l'entreprise. Chaque entreprise est un cas particulier et l'étendue de cette communication variera en fonction de sa taille, de sa structuration, de la complexité de ses processus.

De ce fait, la production de documents ne doit pas être un acte de complaisance vis-à-vis du respect d'une norme, mais elle doit être une activité créatrice de valeur, le reflet d'une organisation, d'une culture, de modes opératoires personnels, parfois secrets, de l'entreprise, qu'il s'agisse d'une activité de production ou de la réalisation de services. Et qu'est-ce qui différencie des entreprises pratiquant le même métier ? C'est leur façon de «le faire».

On mesure alors l'importance du système documentaire dans l'organisation et la gestion de l'entreprise. Certes, les documents ne constituent pas la seule forme de transmission d'un savoir.

1) Qui êtes-vous ?
Olivier Boutou. Ingénieur Action Régionale chez AFNOR Développement - Après avoir passé trois ans comme formateur consultant chez AFNOR Compétences pour des activités de conception et d'animation de formations, il intervient maintenant au travers de l'action régionale pour des opérations collectives et contribue au développement du tissu socio-économique local avec le réseau des partenaires institutionnels. Intervient sur les problématiques de la qualité, de la sécurité des aliments et du développement durable.

2) Quel est le thème central de votre livre ?
La gestion documentaire. Qu'il s'agisse de la collecte de données en provenance de l'environnement externe ou au sein même de l'entreprise, l'accès rapide à l'information ne peut se concevoir que dans la mesure où l'organisation a développé un processus structuré de veille, de mise en forme, de stockage, d'accès et de renouvellement de l'information et de ses documents.

Il s'agit d'un ouvrage où l'auteur aborde 100 questions pour comprendre et agir sur le sujet de la gestion documentaire en entreprise.

3) Si vous deviez mettre en avant une phrase de votre livre, laquelle choisiriez-vous ?
Pour ceux qui seraient encore septiques vis-à-vis de l'importance des documents, faut-il leur rappeler le mode de transmission de l'histoire de notre vie. Que saurions-nous de nos ancêtres sans les peintures rupestres illustratives de la vie des homos sapiens ou la Pierre de Rosette qui a permis à Champollion de traduire les hiéroglyphes ? Nous avions là certainement, au travers de ces auteurs, les premiers qualiticiens de l'époque qui souhaitaient laisser une trace de leur façon d'exister, de faire et d'être... comme dans une entreprise lorsque l'on crée un document.

4) Si votre livre était une musique, quelle serait-elle ?
La partition, car c'est à partir de ce document que les notes s'expriment...

5) Qu'aimeriez-vous partager avec vos lecteurs en priorité ?
Comment concevoir et entretenir en entreprise un système documentaire qui respecte les 3S (Simple, Souple et Solide) et les 3U (Utile, Utilisable et Utilisé) !

La simplicité avant tout. Le système documentaire d'une entreprise est le reflet de son système de management. Cet ouvrage aborde les choses simplement et explique comment on peut "calibrer" son système documentaire à partir d'analyse de risques.